Hva er kunnskapsstyringsprogramvare?

Kunnskapsstyringsprogramvare er et verktøy, eller sett med verktøy, som brukes til å samle inn, organisere, dele og gjennomgå forretningsinformasjon mellom en rekke brukere elektronisk.Konseptet Knowledge Management (KM) utviklet seg på 1990 -tallet da virksomheter slet med effektive måter å administrere og hente forretningsinformasjon.Enterprise Content Management Systems ble utviklet, sammen med spesifikk kunnskapsstyringsprogramvare for å lette innsamling og distribusjon av kunnskap.For øyeblikket er det hundrevis av forskjellige KM -programvareverktøy, hver designet for en bestemt type virksomhet.

Diverse grupper som kundeservice, informasjonsteknologi (IT), detaljhandel, vitenskap, ingeniørvitenskap, myndighet og utdanning kan trenge spesialisert kunnskapsstyringprogramvare.For eksempel administrerer noen KM -programvare informasjon om kunder eller kunder, for å forbedre salg og kundestøtte.En annen type kan samle informasjon om ansattes ferdigheter, talenter, utdanning og forretningsopplæring, for å benytte seg av kompetanse som kan ha gått upåaktet hen i fortiden.Noen verktøy administrerer arbeidsflyt, gir trening eller standardiserer prosesser gjennom trinn-for-trinn-instruksjoner eller manualer.

Kunnskapsstyring begynner med prosessen med å samle tilgjengelig informasjon.Papirdokumenter, e -postmeldinger, .pdf eller tekstbehandlingsfiler, tegninger eller grafikk, nettinnhold, håndskrevne dokumenter, mikrofilm eller mikrofiche og digitale filer er alle mulige innganger.En kunnskapseksperter Kunnskap kan også skrives ned og legges til kunnskapsbasen.Spesielle verktøy kan konvertere forskjellige informasjonsinnganger til et standardformat og forbedre kvaliteten på den resulterende dokumentasjonen.Det resulterende kunnskapssettet lagres vanligvis i en kraftig database.

Når informasjonen er samlet, brukes andre kunnskapsstyringsprogramvareverktøy for å administrere informasjonen.Dokumenter og filer kan kobles, indekseres og kategoriseres slik at de enkelt blir skannet og får tilgang til med henting verktøy.Noe informasjon kan trenge versjonskontroll, slik at brukerne bare bruker den mest oppdaterte informasjonen, mens tidligere versjoner er arkivert.KM -verktøy lar flere brukere samarbeide om å lage informasjon og administrere en gjennomgangs- og godkjenningsprosess.Andre funksjoner kan omfatte tilgangskontroller, arkiv- og gjenvinningsevner, og konvertering til forskjellige utgangstyper.

Det er mange forretningsfordeler ved å bruke kunnskapsstyringsprogramvare.Det reduserer behovet for at selskaper skal håndtere og lagre store mengder papir eller poster i forskjellige formater med forskjellige lagringskrav.Informasjon kan hentes raskere, fra et bredere utvalg av kilder, og kan deles og kontrolleres lettere.KM -verktøy lar brukere samle informasjon om informasjonen, for eksempel beregninger, produktivitet, tilbakevendende eller vanlige problemer og arbeidsflytfordelinger.Av disse grunner fortsetter kunnskapsstyringsprogramvaren å vokse i popularitet, kompleksitet og praktisk anvendelse.