Skip to main content

Hva er en lockbox?

En av banktjenestene som bedrifter i alle størrelser kan finne nyttige, er en lockbox -tjeneste.I hovedsak er en lockbox ganske enkelt en postkontor som banken din oppretter for virksomheten din og som banken vil kontrollere.Du har utstedt et oppdrag for å adressere som lar kundene dine sende betaling for alle fakturaer utstedt av organisasjonen din direkte til lockbox.På sin side vil banken din åpne all korrespondanse, sette inn sjekkene på kontoene dine og gi deg elektronisk tilgang som lar deg se daglig aktivitet.Kort sagt, banken din blir midlene der du samler inn fordringer og setter dem inn i drifts-, lønnsrollen eller annen utpekt forretningskonto.

Det er flere fordeler med å sikre en lockbox for din virksomhet.Noe av det viktigste er sikkerhet.Generelt er lockboxes beskyttet utover de vanlige sikkerhetstiltakene knyttet til å ha en postkontor.Når en betaling når låsen din, er sjansene for at den faller i gale hender omtrent null.Dette kan gi både deg og din kundebase en følelse av komfort.

For det andre kan lockbox -prosedyren gjøre det mye lettere for deg å legge ut betalinger i regnskapssystemet ditt.Mange banker er i stand til å gi detaljer om de deponerte betalingene som inkluderer bilder av sjekkene og eventuelle andre dokumenter som følger med sjekken.Ofte kan en daglig gruppe kvitteringer lastes ned som en PDF og brukes til manuell inntreden i systemet ditt.Denne metoden lagrer regnskapsteamet ditt fra å måtte åpne e -post og sortere ut sjekkene før du legger inn dataene.Det eliminerer også å måtte utarbeide et bankinnskudd.

Imidlertid kan du være i stand til å spare enda mer tid, avhengig av hvilken type regnskapsprogramvare du bruker.Mange banker kan gi en avgrenset rapport som kan importeres direkte til noen regnskapsprogramvaresystemer.Hvis du er heldig nok til å ha kompatibel programvare, kan oppgaven med å legge ut betalinger ta noen få øyeblikk, selv om listen over betalinger når inn i hundrevis.

En tredje fordel for Lockbox -systemet er at du har en sikkerhetskopihistorie medfordringene dine.Skulle noe større skje med programvaren regnskapssystemet ditt og du mister en del eller alle dataene, kan historiske rapporter om Lockbox -aktivitet hjelpe deg med å starte prosessen med å gjenoppbygge.Dette betyr at du kan bringe kundekontoer oppdatert raskt, samt begynne å rekonstruere inntekts- og utgiftsrapportering måned for måned.

Mens en lockbox ikke utfører noen funksjon som regnskapsteamet ditt ikke kunne gjøre for deg, gjør fordelene med tidsbesparket, sikkerhetskopieringsinformasjonskilde og forbedret sikkerhet et lockbox -system til et veldig attraktivt alternativ.Ta kontakt med banken din i dag og se hva de har å tilby i veien for et Lockbox -program.