Hva gjør en kontorassistent/resepsjonist?

En kontorassistent/resepsjonist er vanligvis ansvarlig for frontkontoroppgaver i en virksomhet eller organisasjon.Resepsjonisten kontrollerer vanligvis tilgangen til kontoret ved å hilse på gjester, varsle ansatte om besøkende og jobbe med leveringspersoner og entreprenører.I tillegg kan kontorassistenten være ansvarlig for en rekke kontoradministrasjonsoppgaver som å administrere regneark, korrespondanse og bestille kontorrekvisita.Avhengig av størrelsen på organisasjonen og antall ansatte som den har, kan kontorassistenten/resepsjonisten også fungere som en personlig eller administrativ assistent for en eller flere av en Companys -ledere eller ledere.

Mens mange kontorer nå er avhengige av telefonsvarer for å svare på telefoner og ruteoppringere til den relevante arbeideren, ansetter mange fortsatt en kontorassistent/resepsjonist for å administrere telefonsystemet og snakke med innringere som har problemer med å bruke det.Resepsjonister utfører også oppgaven som fører tilsyn med resepsjonsområdet, også kjent som venteområdet eller rommet, som besøkende vanligvis kommer inn i.En tradisjonell kontorassistent/resepsjonist vil vanligvis ta ansvar for å sørge for at en besøkende blir kunngjort til menneskene som han eller hun besøker, eller hvis besøkende er en leveringsperson, vil resepsjonisten vanligvis signere for pakker og la mottakere vite om deresankomst.En kontorassistent/resepsjonist kan også være ansvarlig for å informere walk-in kunder om en Companys-tjenester og kan også planlegge avtaler mellom kunder og ansatte.innen selskapet.I en veldig liten organisasjon, eller en med et veldig nøysom budsjett, kan resepsjonisten også fungere som kontorsjef.Han eller hun kan være ansvarlig for å sikre at kontoret fungerer godt ved å gjenopprette forsyninger og overvåke ytelsen til kontormaskiner, for eksempel kopimaskiner, faksmaskiner og til og med datamaskiner.Kontorassistenten/resepsjonisten med dette ansvaret vil vanligvis kontakte og samarbeide med reparasjonspersoner, så vel som andre entreprenører som kan trenge å utføre arbeid på kontorlokalet eller bygningen.Andre vanlige ansvarsområder inkluderer hendelsesplanlegging, reiseplanlegging og i noen tilfeller administrere generell kontorkommunikasjon, for eksempel varsler om høytider, spesielle arrangementer og sikkerhetshensyn.

Kvalifikasjonene for å bli en kontorassistent varierer i henhold til ferdighetene som er nødvendige for å påta seg enstilling i et bestemt selskap.I mange tilfeller kan kontorarbeidere få sine ferdigheter på jobben eller fullføre et yrkesopplæringsprogram som gir dem en grunnleggende forståelse av kontoradministrasjonsprosedyrer.Andre alternativer inkluderer å ta videre og voksenopplæringsklasser i forskjellige programvarepakker, forretningsskriving og kommunikasjon og protokoll.