Hva gjør en administrativ sekretær?

En høyt rangert administrativ sekretær blir vanligvis tildelt en leder eller avdeling, og kan ha ansvaret for arbeidere med lavere nivå som resepsjonister eller en assistenter på deltid.Denne stillingen er vanligvis en direkte rapport fra avdelingen eller personen.En administrativ sekretær må være datakyndige, ha organisatoriske og menneskers ferdigheter og kunne håndtere møteoppgaver, forskning og reisearrangementer.Stillingen kommanderer vanligvis høyere lønn, spesielt hvis arbeidet er spesialisert.

Assistenter kan utføre generelle oppgaver som å svare på selskapets telefon, korrespondanse, arkivering og posthåndtering, men den administrative sekretæren er vanligvis ansvarlig for bare avdelingen eller utøvende støttet støttet.Noen avdelinger som bruker spesialiserte assistenter inkluderer menneskelige ressurser, regnskap og lovlig.Sekretæren kan fungere som en forbindelse mellom avdelingen eller utøvende og resten av kontoret, og kan også håndtere direkte klienter.

Krav til en administrativ sekretærposisjon inkluderer muligheten til å bruke all kontorteknologi, for eksempel datamaskiner med forskjellige programvareog noen ganger en diktatapparat.Mange selskaper søker i dag søkere, men tidligere erfaring kan vurderes i stedet med mindre arbeidet er høyt spesialisert.Juridiske sekretærer vil for eksempel trenge spesifikk opplæring for å jobbe med rettsdokumenter.Medisinske sekretærer må kjenne fakturering og koding sammen med medisinsk terminologi.

Administrative sekretærer vil ofte bli bedt om å sette opp møter og konferansesamtaler mellom sjefen, andre ledere og klienter, og planlegge arrangementer for kontoret eller besøkende.Ferdighet til å finne informasjon på nettet og vedlikeholde kontakter med leverandører er nyttig, og det er erfaring med å gjøre reisearrangementer.I menneskelige ressurser og regnskap er muligheten til å opprettholde konfidensialitet viktig når du arbeider med private ansattes poster og økonomisk informasjon.

Holderen til denne stillingen kan bli bedt om å hjelpe til med opplæring og tilsyn med ansatte på lavere nivå.Når selskaper i økende grad kombinerer ansvar, kan en administrativ sekretær få ledelseserfaring innen tidtaking, planlegging og delegering.Dette vil hjelpe til med å komme videre i et selskap til en stilling i kontoradministrasjon eller ledelse.Kandidater til en kontoradministratorjobb vil trenge utmerkede menneskers ferdigheter samt kunnskap om selskapets retningslinjer og disiplinære tiltak.

For de som søker en karriere som administrativ sekretær, kan forretningskurs ved et samfunnshøgskole eller universitet gi instruksjoner i dataprogrammer, matematikk, Registrering og kommunikasjon.Profesjonell sertifisering er tilgjengelig for generelle assistenter og de som ønsker å gå inn i de juridiske og medisinske felt.I mange tilfeller kan en grad eller sertifikat kommandere en høyere lønn.Programmer i regnskap og menneskelige ressurser vil være til fordel for arbeidssøkere som er interessert i de områdene med administrativt arbeid.