Hva er prosjektinitieringsdokumentet?

Et prosjektinitieringsdokument (PID), eller prosjektbrief, brukes i prosjektledelse for å fremheve prosjektets plan for tilnærming.Spesifikke deler av en PID varierer mellom organisasjoner og prosjektmetodikk.Generelt dekker de hver nøkkelinformasjon som beskriver prosjektet, inkludert definisjon, sak, leveranser, begrensninger, risiko, medlemmer, kommunikasjonsplan, prosjekttoleranse og underskrifter.

Prosjektdefinisjonen er en nøkkeldel i dokumentasjonen.Den vil beskrive prosjektets mål, mål og ønskede resultater, hvordan hver enkelt skal måles, og omfanget av arbeidet som skal fullføres.Prosjektinitieringsdokumentet skal tydelig oppgi funksjonene som skal inkluderes og ekskluderes.

En forretningssak er avgjørende for prosjektet.Denne delen må avklare verdien prosjektet forventes å levere til organisasjonen i retur for kostnadene.Hvis et prosjekt ikke kan gi nok fordeler til å rettferdiggjøre utgiftene og innsatsen, vil det sannsynligvis ikke bli finansiert.

Prosjektleveranser bør dokumenteres.Leveranser kan omfatte programkode eller andre produkter og tjenester som følger av prosjektet.De kan også inkludere andre dokumenter, for eksempel forretningskrav, testplaner og opplæringshåndbøker.

PID skal liste opp eventuelle begrensninger som prosjektet står overfor.Begrensninger er eksterne faktorer som kan påvirke prosjektet, men er utenfor prosjektlederens kontroll.Antagelser, for eksempel en tredjeparts programvareutvikler som leverer kode, bør også dokumenteres.

Alle prosjekter har risiko.Prosjektlederen må identifisere risikoer som dokumenterer dem ved hjelp av et risikoregister eller logg.Risiko bør overvåkes og forhindres eller avbøtes når det er mulig.Prosjektlederen skal utvikle planer for å administrere de som ikke kan forhindres.

En liste over personell og en tidslinje er også viktige komponenter i et prosjektinitieringsdokument.Roller og ansvar bør være oppført med hvert prosjektmedlem.Prosjektplanleggingsdelen gir en oversikt over tidslinjen for levering av kritiske arbeidsstykker.

En organisasjon kan omfatte en kommunikasjonsplan i en PID.Denne planen kan omfatte forskjellige møter som skal holdes med teammedlemmer.Det kan også dokumentere forventet kommunikasjon til utøvende ledelse og til sluttbrukere som kan bli berørt av prosjektet.

Mange organisasjoner etablerer prosjekttoleranser.Toleransene forholder seg til den faktiske mengden arbeid og utgifter som prosjektet har pådratt seg mot planen.Et prosjekt som ikke opererer innenfor den tillatte variansen til den planlagte tidsrammen og budsjettet, kan være underlagt ytterligere styringsoversikt.Denne informasjonen kan også være inkludert i prosjektinitieringsdokumentet.

De fleste PID -er har et område for underskrifter.Ledere og ledere må vanligvis signere dokumentet.Deres signatur indikerer at de vil støtte prosjektet gjennom finansiering eller vie ansatte til å jobbe med det.