Hva er bruksanalyse?

Bruksanalyse er en metode som brukes av bedrifter for å spore hvordan penger blir brukt av selskapet, med det endelige målet om å redusere utgiftene.Informasjon om leverandører, innkjøp og bestillinger er organisert og analysert for mønstre.På grunn av de enorme mengdene med informasjon som er involvert, bruker de fleste selskaper spesialisert programvare for å utføre forbruksanalyse.

Prosessen med å samle og analysere data er vanskeligere enn den først ser ut.For at forbruksanalyse skal være effektiv, må alle aspekter av et selskapets utgiftsmønstre tas med i betraktningen.Denne informasjonen lagres vanligvis i diskrete datasystemer innen hver avdeling av selskapet.Divisjonene kan skilles av både avstand og språk.Å samle alle disse dataene og organisere dem i et brukbart format tar en stor utgift av tid og penger.

Mye av kompleksiteten kan fjernes ved å bruke programvare for å lette forbruksanalyse.Programvaren for første forbruksanalyse ble opprettet på begynnelsen av 2000 -tallet.Selv om det fortsatt er veldig dyrt, fjerner programvaren nødvendigheten av menneskelig arbeidskraft og skaper et enkelt grensesnitt for å få tilgang til den resulterende informasjonen.

Programvaren fungerer ved å hente data fra eksisterende journalføringssystemer.Dette kan være enkle regneark, lagerdata eller andre kilder.Disse dataene blir deretter renset, noe som betyr at formateringen er standardisert, dupliserte poster blir slått sammen, og manglende detaljer blir funnet.Programvaren klassifiserer deretter dataene i henhold til bransjestandarder og standarder som er spesifisert av selskapet.Bruksanalyse kan vise hvilke leverandører som får mest mulig penger fra selskapet.Selskapet kan bruke denne informasjonen til å forhandle for bedre tilbud eller for å forhandle om kontrakter på nytt.De fleste selskaper har foretrukne leverandører, leverandører som tilbyr den beste service eller reduserte priser for kjøp i bulk.Analyse kan avdekke at forsyninger eller tjenester som for øyeblikket er kjøpt fra en ikke-foretrukket leverandør, kan kjøpes fra en foretrukket leverandør for mindre.

Selskapet kan også kjøpe lignende forsyninger eller tjenester fra flere leverandører.Dette er kjent som fragmentert vare.Penger kan spares ved å gjøre ett stort kjøp fra en enkelt leverandør i stedet for en serie små kjøp fra flere leverandører.

Bruksanalyse hjelper også til å identifisere Maverick -utgifter.Dette skjer når kjøp gjøres som ikke dekkes under kontrakt.Uten en kontrakt er selskapet belastet full pris i stedet for den forhandlede prisen som er spesifisert av en stående kontrakt med en foretrukket leverandør.Denne typen utgifter kan koste et selskap mye penger over tid.