Hva er dematerialisering?

Også kjent som demat, er dematerialisering en prosess som beveger seg bort fra bruken av fysisk dokumentasjon for å opprettholde økonomiske poster.I stedet bruker dematerialisering av elektroniske journalføringsverktøy for å holde oversikt over alle typer økonomiske transaksjoner.Utvalget av dokumenter som effektivt kan administreres med programvare -applikasjoner inkluderer omtrent alt fra grunnleggende regnskapsregister til aksjesertifikater.

En av de største fordelene med denne tilnærmingen til elektronisk bokføring er at behovet for å fysisk lagre kopier av balanse og andre regnskapsdokumenter ikke lenger eksisterer.Takket være skanningsteknologi er det til og med mulig å lage elektroniske kopier av støttedokumentene som gir referanser for linjeelementene i de elektroniske regnskapsregistrene.Alt kan plasseres med letthet på en harddisk eller server.For å beskytte mot tap eller korrupsjon, kan sikkerhetskopifiler enkelt lages og lagres utenfor stedet.

Sammen med grunnleggende regnskapsregister gjør dematerialisering det mulig å fjerne behovet for fysiske aksjesertifikater.De elektroniske kopiene av aksjene kan arkiveres for enkel henting.I tilfelle aksjeeieren trenger kopier av aksjene raskt, kan de nås og overføres ved elektroniske metoder, for eksempel e -post eller en beskyttet FTP -overføring.

Dematerialisering gjør det også mulig for autoriserte personer å jobbe med de samme dokumentene samtidig.Med fysiske bokføringsmetoder er det ofte vanskelig for to personer å jobbe med bøkene på en gang.Når regnskapsprosessen er helt elektronisk, kan flere utføre forskjellige funksjoner samtidig.Det er mulig for et team å lage nye fakturaer, postbetalinger mottatt for tidligere fakturaer og utarbeide et bredt spekter av rapporter på samme tid.

Det er ingen tvil om at prosessen med dematerialisering kan være til nytte for brukere på flere måter.Rekordopphold krever mye mindre plass, kan nås med letthet fra eksterne lokasjoner, og lar flere brukere få tilgang til regnskapsbøkene samtidig.Foreløpig er det avgiftsbaserte så vel som gratis regnskaps- og økonomisk postprogramvarepakker som kan hjelpe ethvert selskap eller organisasjon med å oppnå en full status for dematerialisering med letthet.Når det gjelder regnskapsprogramvare, er det også online produkter som lar en person eller et selskap etablere et sett med virtuelle bøker.Sikkert lastet på serverne for produktet, kan autoriserte enkeltpersoner få tilgang til og jobbe med postene fra et hvilket som helst sted med en aktiv internettforbindelse.