Hva er en administrativ verdi?

Administrativ verdi er vurderingen av viktigheten av en forretningsrekord for daglig drift.Registreringer som anses å ha administrativ verdi holdes på fil eller brukes regelmessig til å drive virksomhet.Denne kategoriseringen av forretningsregister driver en Companys Document Retention Policy og kan ha juridiske implikasjoner under en rekke omstendigheter, for eksempel som svar på en oppdagelsesforespørsel under rettssaker eller i henhold til en skatterevisjon.

Business Records er livsnerven til driften.Papirsporet med transaksjoner er måten et selskap oppfyller sine statlige forpliktelser for å bevise overholdelse av loven.Bedrifter er pålagt å dokumentere salg for å underbygge betaling av inntektsskatt samt poster over statusen til ansatte for å bevise arbeidsberettigelse og for å underbygge arbeidstimer.Retningslinjer og prosedyrer er vanligvis forpliktet til papir, som skaper en historisk oversikt over endringen i retningslinjene over tid.

Disse kravene, sammen med interne behov og bransjestandarder, betyr at hver post et selskap produserer må vurderes for dens administrative verdi.Et selskap avgjør om posten er noe som må eller bør holdes i en viss tid, eller om den kan ødelegges uten konsekvenser.Større virksomheter vil typisk etablere en dokumentoppbevaringspolicy som hjelper ansatte med å bestemme verdien av dokumenter slik at de slags forretningsregister som blir beholdt er ensartet i hele selskapet.Verdien er ikke mindre viktig i et lite fast miljø.Mangelfull journalføring kan sette ethvert selskap ut av virksomheten.For eksempel gir et selskap som inngår kontrakter for tjenester typisk klienten rett til å revidere sine poster over kontoaktivitet.Hvis riktige administrative poster ikke oppbevares, kan klienten saksøke for en retur av betalinger.I et detaljhandelsmiljø kan det vellykkede forsvaret av et glid- og fall -søksmål avhenge av den skriftlige retningslinjene og prosedyrene som ansatte fikk som en del av deres første jobbopplæring.

Administrativ verdi spiller også en rolle i en offentlig kontekst for tilsyn og historiskformål.Publikum har vanligvis interesse for den daglige driften av myndighetspersoner og kontorer, og noen land har lover som gir publikum rett til å få tilgang til regjeringsregister, for eksempel loven om frihet til informasjon i USA.En vurdering av administrativ verdi bestemmer ofte hvilke poster som må føres og hva som kan makuleres mens de overholder loven.Uten denne vektleggingen av verdien av visse forretningsdokumenter, ville mye av transaksjonshistorien til virksomheter, byråer og organisasjoner gå tapt.