Hva gjør et møtefasilitator?

En møtefasilitator kan fylle forskjellige roller, avhengig av type møte.For eksempel kan han være ansvarlig for å spille inn minutter og sikre at taler, diskusjoner eller presentasjoner holdes til deres tildelte tider.Noen møter kan handle om kontroversielle eller emosjonelle temaer, så fasilitatoren kan fungere mer som en møtemoderator i dette tilfellet.Et annet typisk ansvar for et møtefasilitator er å holde dialogen relevant ved å pause eller endre retning når samtalen kommer av sporet.Generelt hjelper han og guider prosessen uten å forsøke å påvirke resultatet.

Organisasjoner planlegger møter av forskjellige årsaker.De er standard prosedyre for mange typer virksomheter, mens andre kan ha møter sjeldnere.Typene samlinger kan variere fra ukentlige personalmøter til bedriftsretreater som varer i flere dager.Møter kan finne sted på kontoret, på et sted utenfor stedet og til og med online.Et møtefasilitator kan være en ansatt, for eksempel en administrativ medarbeider, eller han kan være en ekstern konsulent ansatt spesielt for å organisere og gjennomføre møter.

Før møtet vil et møtefasilitator vanligvis forberede seg ved å identifisere og undersøke eventuelle relevante problemer.Han kan opprette agendaen og kommunisere med møtedeltakerne, informere dem om detaljene og gi forhåndsinformasjon, for eksempel temaer for diskusjon.Ofte tar tilretteleggere seg av logistiske detaljer som å sette opp møteplassen med nødvendigheter som møbler, forsyninger og forfriskninger.

Han starter vanligvis dialogen og kan beholde tiden, og flytter emnet for å fremme diskusjonen når det er nødvendig.Ofte har han ikke en eierandel i resultatet, men fungerer som en upartisk agent for organisasjonen.Han kan delta ved å oppmuntre til diskusjon og hjelpe visse individer med å bidra.I tillegg til å ta personlige notater, kan han også bruke et stort styre eller andre visuelle hjelpemidler for å supplere diskusjonen og utvide ideer. Et møtefasilitator fungerer ofte også som møteopptaker.Han kan kanskje ikke delta i dialogen, men hovedfunksjonen hans er å registrere protokollen.Dette gjøres vanligvis ved å skrive eller skrive dem for hånd, eller ved å bruke en opptaksenhet.Senere kan opptakeren transkribere notatene og distribuere møteprotokoller eller rapporter. Ett kjennetegn på et godt møtefasilitator er evnen til å være upartisk.Å demonstrere oppmerksomhet på detaljer og hjelpe deltakerne å følge deres tildelte tider mens de gjør fremskritt mot sine uttalte mål er andre gunstige ferdigheter.Generelt inkluderer ledende effektive møter også vilje til møtefasilitatoren til å følge opp deltakerne og hjelpe dem med å ta grep mot alle mål som de skisserte.