Hva er de beste tipsene for konferanseplanlegging?

Å planlegge en forretningskonferanse er ikke noe som skjer over natten.Det er arenaer å bestille, sponsorer å samle og foredragsholdere for å engasjere seg.Det er også små detaljer som hvor deltakerne vil bo mens de er i byen, hvilke måltider som blir gitt, og en verden av andre saker som må tas opp hvis konferansen skal være en suksess.Hvis du er i ferd med å delta i oppgaven med å konferanse planlegging, her er noen ting du må huske på.

Først, antar aldri at du kan håndtere alle detaljene selv.Det er faktisk veldig sannsynlig at du ikke vil kunne lage en komplett liste over alt som må ordnes uten litt hjelp.Av denne grunn bør din første oppgave som konferanseplanlegger være å sette sammen et planutvalg.Vanligvis er en gruppe på fem til seks individer tilstrekkelig til å sette sammen en årlig konferanse for hvor som helst mellom hundre til fem hundre deltakere.Komiteen som helhet er mye mer sannsynlig å dekke alle basene og gjøre det mulig å adressere alle viktige aspekter av samlingen i god tid.

Sammen med å sette sammen komiteen din, er det ekstremt viktig å begynne å gjøre forberedelser så snart som mulig.Det spiller ingen rolle om forretningskonferansen er åtte måneder unna.Eksperter i konferanseplanlegging begynner ofte arbeidet med et kommende arrangement ti til elleve måneder i forveien.Som en fordel vil du ha mer tid til å sammenligne priser på forskjellige konferansesteder, undersøke og forhandle om bedre hotellpriser for deltakere, og også ha mer tid til å finne de rette foredragsholderne for arrangementet.

Forsikre deg om at hvert medlem av komiteen har spesifikke oppgaver å utføre.Hver oppgave bør prioriteres og få en leveringsdato etablert.Konferanseplanlegging innebærer ofte å ordne oppgaver i en logisk sekvens, slik at handlinger som må gjøres før andre elementer blir adressert, blir fullført i tide.Med hvert medlem av komiteen som er ansvarlig for et spesifikt sett med gjenstander som skal fullføres før neste møte, er det mindre sjanse for å bli overveldet med oppgaver som datoene for hendelsesmetoden.

Få alltid forpliktelser skriftlig.Du vil ha skriftlig bekreftelse fra hotellet om at deltakerne dine vil få en spesifikk daglig pris mens du deltar på arrangementet.Bli også dokumentert og detaljert informasjon om hva hotellet vil gi i veien for konferanserom og forsamlingshaller for taler, middager og klasser som tilbys under konferansen.Det samme er tilfelle for alle spesielle luft- eller jernbanehastigheter du sikrer for deltakere.Ikke bare vil dette gi deg trygghet, det gjør det også mye lettere å gjennomgå fremgangen som er gjort på hvert av planutvalgets møter og opprettholde et nøyaktig bilde av hva som gjenstår å gjøre.

Gi utstillere for arrangementet detaljerte instruksjoner og retningslinjer på forhånd.Forbered et enkelt skjema som indikerer hvor hver utstillingsbås kan settes opp på en konferanse- eller utstillingshall, sammen med informasjon om hvor de skal sende bodere materialer på forhånd og hvor de skal hente dem på den dagen de ankommer for å sette opp utstillingen.Dette vil redde alle, inkludert konferanseplanleggingsutvalget, mye hodepine på tampen av arrangementet.

Et siste tips med konferanseplanlegging er å forvente det uventede.Uansett hvor grundig komiteen din planlegger hendelsen, vil det alltid være en slags hikke.En foredragsholder vil bli syk og må gå ut, ellers vil hotellet ved et uhell overbook et av bankettrommene.Tegn på den kollektive opplevelsen av komiteen din for å identifisere noen av de vanligste problemene i siste øyeblikk som kan oppstå, og bestemme på forhånd hvordan du håndterer dem effektivt.

Når konferanseplanleggingen gjøres effektivt, er det relativt enkelt for en organisasjon å være vertskap for en konferanse, og like enkelt for interesserte parter å delta på en konferanse.Målet ditt er virkelig TwoFolD i naturen.Du vil at strømmen av konferansen skal være så selv som mulig.Samtidig vil du også sørge for at eventuelle uforutsette problemer kan løses raskt og effektivt.Ved å planlegge fremover, delegere oppgaver til et dyktig utvalg og behandle handlinger på en logisk måte, er du sikker på å holde konferanseplanleggingsprosessen håndterbar og til slutt veldig vellykket.