Hva er buddokumenter?

Å by på en kontrakt av noe slag kan være en meget konkurranseprosess.Enten innleveringer aksepteres av noen relevant tjenesteleverandør eller bare kan presenteres på invitasjonsbasis, må informasjonen som etterspørres i buddokumenter være omfattende.Det er basert på selve materialene som en virksomhet eller annen organisasjon vil bruke for å ta en beslutning for en eller annen kontrakt.Biddokumentene er kanskje ikke den eneste faktoren for en avgjørelse, ettersom topp budgivere ofte blir invitert til liveintervjuer for å effektivisere utvalget, men uten disse innleveringene kan det hende at nye forretningsforhold aldri blir dannet.

I tilfelle en organisasjon allerede vet hvilke tjenesteleverandører som skal vurderes for en kontrakt, kan den distribuere en invitasjon til å by (ITB) til de aktuelle partene.Selv med den formelle interessen av interesse, må budgiveren følge noen prosedyrer, eller det kan være i fare for å miste sin vurdering.En kort liste med kandidater kan velges tidlig basert på tidligere forretningsforhold eller veldig spesifikke kriterier som er etablert fra begynnelsen av anbudsprosessen.Den gruppen kan bli innsnevret ytterligere før et endelig utvalg blir gjort basert på buddokumentene som blir presentert.

Biddokumenter må sendes inn i formatet som ansettelsesfirmaet foretrekker.Dette kravet kan være å sende materialer elektronisk, via tradisjonell post, eller begge deler.Hvis en tredjepartskonsulent er involvert i søkeprosessen, kan det hende at buddokumenter også må sendes til denne personen.Det er mulig at ansettelsesfirmaet vil gi en type søknadsmal eller godta originalt materiale som er sendt inn av kandidatene.

Et ansettelsesfirma eller dets konsulent skal skissere informasjonen som er nødvendig i buddokumenter.Denne disposisjonen kan tilbys i en ITB eller en forespørsel om forslag (RFP), som er mer en åpen invitasjon til å motta tilbud.Fristen for innleveringer bør også avklares, noe som ikke bare kan omfatte en dato, men også et bestemt tidspunkt som buddokumenter må mottas.Spørsmål rundt en ITB eller RFP kan på samme måte ha frister, og svar på disse spørsmålene kan publiseres for alle kandidater å se.

Detaljene som er inkludert i budmaterialene, vil være basert på den type tjeneste som blir bedt om.I finans vil en investeringssjef som byr på en kontrakt sannsynligvis trenge å gi mengden penger som er overvåket av firmaet i tillegg til tidligere investeringsresultater.Selv om en tjenesteleverandør er utgitt fra en kontrakt, kan dette firmaet være velkommen til å gjeninnføre og sende inn dokumenter på nytt på et fremtidig tidspunkt.