Hvordan oppretter jeg en policy for e -postoppbevaring?

For å opprette en policy for e -postoppbevaring, må du først oppgi grunnen til at du skriver policyen og mdash;å oppfylle juridiske krav, å beholde bevis på forretningsdokumenter, eller for å sikre at viktig informasjon ikke går tapt.Dokumentet skal også forklare hvilke ansatte politikken påvirker, og hvilke typer e -postmeldinger som er inkludert.Du må også bestemme hvor lenge e -postmeldinger skal holdes;Du kan være lovlig pålagt å beholde visse e -postmeldinger i en bestemt periode.Å tildele en ansatt til å være ansvarlig for å overvåke policyen kan bidra til å sikre at policyen din blir håndhevet på riktig måte.

En policy for e -postoppbevaring er en skriftlig prosedyre for hvordan et selskap ønsker at de ansatte skal håndtere e -postkommunikasjon.Retningslinjer for e -postoppbevaring oppgir vanligvis hvilke e -postmeldinger som skal beholde, hvor lenge og hvordan de lagrer e -postene.I mange jurisdiksjoner er det juridiske krav for hvor lenge selskapets kommunikasjon og mdash;inkludert e -post og mdash;Må holdes, så det er viktig å ha en klar e -postoppbevaringspolicy.

Når du skriver policyen din, forklar hvilke ansatte i selskapet som e -postoppbevaringspolicyene dekker.Avhengig av formålet med å implementere policyen i utgangspunktet, kan det hende at det ikke gjelder alle i organisasjonen din.For eksempel kan det hende at lageransatte som ikke takler elektronisk korrespondanse, ikke er pålagt å overholde politikken.Representanter for kundeservice, på den andre siden, kan være pålagt å beholde de fleste e -postene sine.

Beskriv hvilke typer e -postkorrespondanse som faller under styring av policyen for e -postoppbevaring.Noen selskaper skriver for eksempel retningslinjer for oppbevaring av e -post som gjelder e -postmeldinger som omhandler administrative, finanspolitiske, generelle og flyktige forhold.Bedriftspolitikken din kan handle spesifikt med e -postene som omhandler saker som har juridiske krav.Uansett hvilke e -postmeldinger du velger å bli dekket under policyen, må du sørge for at du er klar og kortfattet for emnet.

Retningslinjene skal også beskrive hvor lenge e -postmeldinger skal beholdes og hvordan ansatte skal beholde e -postene.For postoverholdelse kan du være lovlig forpliktet til å beholde kundekorrespondansen i en femårsperiode.I tillegg til å bli lagret i et e -postarkiv på serveren din, kan loven også kreve at du skriver ut e -posten og beholder papirkopi i kundefilen.Uansett hva prosedyren er for å beholde disse postene, må du stave det ut i detalj når du skriver policyen for e -postoppbevaring.

En god policy for e -postoppbevaring bør omfatte avdelingen eller tittelen på den ansatte som er ansvarlig for å overvåke kravene.Bedriften din kan ha en overholdelsesavdeling eller ansatt som er ansvarlig for å sørge for at selskapets prosesser er i samsvar med loven.Dette kan være den naturlige personen som har ansvaret for å overvåke og håndheve policyen for e -postoppbevaring.Det er klart å oppgi hvem som er ansvarlig for å styre politikken slik at ansatte vet hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål eller problemer.

Etter å ha opprettet politikken, er et av de viktigste trinnene å spre den.En policy kan ikke følges hvis de ansatte som må implementere den ikke vet at den eksisterer.Det kan være lurt å holde et møte eller en treningsøkt også for de berørte ansatte.Dette sikrer at de mottar den informasjonen de trenger for å overholde policyen for e -postoppbevaring.