Hvordan velger jeg det beste innkjøpsordresystemet?

Et innkjøpsordre -system er sekvensen til trinn en person må gå gjennom for å be om anskaffelse av varer og tjenester for selskapets bruk.Disse systemene gir en revisjonsspor for å spore bevegelsen av selskapets økonomiske ressurser.Flere systemer eksisterer i forretningsmiljøet for systemene.De fleste av dem fokuserer på regnskap og internt dokumentsystem for et selskap.Å velge det beste innkjøpsordre -systemet krever å vurdere en rekke faktorer knyttet til selskapets forretningssystemer.

Bedriftseiere og ledere bør avgjøre om de vil bruke et manuelt eller automatisert innkjøpsordre -system.Manuelle systemer inkluderer ofte bruk av en papirnotatbok som inneholder sekvensielt nummererte innkjøpsordrer.En ansatt vil fylle ut skjemaet, som vanligvis krever leverandør, pris, mengde, beskrivelse og regnskapskode, før du sender den inn for godkjenning.Disse dokumentene inkluderer vanligvis en karbonkopi som er oppbevart.Et automatisert system fungerer på samme måte, bortsett fra at ansatte vil bruke selskapets forretnings- eller regnskapsprogramvare og fylle ut et elektronisk innkjøpsordningsdokument.

Antall innkjøpsordrer et selskap vil generere gjennom sin normale drift vil spille en stor rolle når du velger en innkjøpsordresystem.Å bruke et manuelt system kan bli kjedelig og føre til tapt dokument, noe som får ansatte til å gjenskape innkjøpsordren.I tillegg må selskaper typisk lagre disse dokumentene i flere år, avhengig av gjeldende føderale eller statlige lover.Et automatisert innkjøpsordre -system kan lindre noen av disse problemene, selv om det kan ta mer opplæring.kjøpekontor.Å la flere ansatte få tilgang til og opprette innkjøpsordrer kan kreve at selskaper har flere papirdokumenter på hånden eller flere brukernavn for å få tilgang til innkjøpsordningsmodulen.Store organisasjoner vil ofte ha en innkjøpsavdeling eller anskaffelsesansvarlig for å håndtere innkjøpsordren når du legger inn bestillinger.Å ha flere individer som slår inn innkjøpsordrer, kan lage et overløp av informasjon i innkjøpsavdelingen.Bedrifter kan trenge å begrense tilgangen i innkjøpsordresystemet for å unngå dette problemet.

Bedrifter må også vurdere hvordan innkjøpsordrer strømmer inn i regnskapsavdelingen.Personer i regnskapsavdelingen må kunne få tilgang til systemet for å gjennomgå innkjøpsordrer før de betaler regninger.Revisorer vil også trenge tilgang for å bestemme hvordan informasjonen flyter gjennom selskapet.Manglende evne til å spore innkjøpsordren gjennom hvert trinn i systemet kan føre til endringer i dokumentet som vil kompromittere en betydelig del av selskapets kontantstyringsprosess.