Hvordan velger jeg det beste lønnssystemet?

Å velge riktig lønnssystem for virksomheten din er litt mer komplisert enn mange er klar over.Avhengig av hvor selskapet ditt er basert, er det behov for å overholde spesifikke statlige forskrifter som er relatert til journalføring, samt å håndtere beregningen av lønn og tilbakeholdelse av skatter på en måte som er i samsvar med disse forskriftene.Det er også andre funksjoner som du kan finne nyttige med lønnssystemet ditt og servicenivået og støtten som det gir dine ansatte.

Størrelsen på virksomheten din er ofte en nøkkelfaktor når det gjelder å velge det beste lønnssystemet.I dag er det open source programvarepakker som er designet spesielt for bruk av mindre selskaper, med noen av disse pakkene inkludert grunnleggende lønnsprogramvare.Pakker som disse er ideelle for noen som bare sysselsetter noen få mennesker, og trenger grunnleggende hjelp til å beregne grunnleggende lønn, overtid og følge med på personlige, syke og feriedager med relativt letthet.De fleste av disse open source -pakkene kan også grensesnitt mot inntektsbyråer på nasjonalt og statlig nivå, noe som gjør det enkelt å følge med på skatteendringer som påvirker tilbakeholdelse eller beregning av forretningsskatter.

For situasjoner der et lønnsstyringssystem skal gi mer enn det grunnleggende, er det en god idé å bestemme hvilke tilleggsfunksjoner som vil være nyttige.For eksempel kan det være lurt å ha et lønnssystem som har muligheten til å skrive ut lønnskontroller, eller muligens til og med administrere alternativet for direkte innskudd, hvis du tilbyr den tjenesten til dine ansatte.En annen fordel med et mer avansert system er muligheten til automatisk å utarbeide inntektsskjemaer på månedlig basis som kan skrives ut og sendes til statlige og nasjonale inntektsbyråer.Et lønnssystem av denne typen kan minimere antall timer som trengs for å administrere disse funksjonene, noe som gjør det mulig å avlede ressursene til andre aspekter av virksomheten.

Hvorvidt grunnleggende eller et mer omfattende lønnssystem er ønsket, er det noen få kjerneaspekter som alltid må vurderes.Et av disse aspektene er sikkerhet.Systemet må komme med protokoller som gjør det mulig å begrense tilgangen til lønnsdata.Noen systemer tar det som er kjent som en kafeteria -tilnærming, ved at hver autorisert bruker får spesifikke tilgangsrettigheter til spesiell informasjon som finnes i lønnsdatabasen, men ikke til andre typer data som finnes i systemet.Sammen med den daglige sikkerhet, vil de beste lønnssystemløsningene også ha tilgjengelige datainnrettinger, som kan komme til nytte i tilfelle en katastrofe eller korrupsjon i hoveddatabasen.

De beste alternativene for lønnssystemet vil også være noe fleksible, ved at å legge til ansatte eller omorganisere eksisterende ansatte til nye avdelingsgrupper lett administreres.Hvis et gitt system sannsynligvis vil bli vokst ut i løpet av et år eller to, er det sannsynligvis ikke verdt din tid eller penger.Gå med noe du kan bruke på lang sikt, selv om virksomheten din vokser med sprang og grenser.

Husk at du alltid kan velge å outsource lønningslisten, noe som eliminerer behovet for å opprettholde et lønnssystem i huset.Hvis dette er et levedyktig alternativ, må du sørge for at tjenesten vil utarbeide alle nødvendige skjemaer, rutinemessig oppdaterer formlene for å gjenspeile gjeldende beskatnings- og tilbakeholdelseslover, og er i stand til å gi deg tilgang til lønnsoppgavene dine når du trenger dem.I dag er det mange partnere som leverer denne typen tjenester til priser som enda mindre selskaper vil synes attraktive.